Целый день вы крутитесь как белка в колесе, покидаете офис с последней уборщицей и все равно ничего не успеваете? Тогда, возможно, вам помогут уроки тайм-менеджмента.
1. Планируйте свой рабочий день. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить более часа рабочего времени. В то же время имейте в виду, что план - это не закон, а всего лишь желаемый путь развития событий, от которого возможны отступления: клиент иногда опаздывает, совещание - затягивается, цифры в отчете - не складываются... Чтобы потом не метаться между запланированным и авральным, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% своего времени, а 40% - это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел. Если же такие дела не появятся, возьмитесь за решение задачи на перспективу или займитесь чем-либо для собственного развития.
2. Основное внимание - главным вещам! После того, как список запланированных дел составлен, необходимо расставить приоритеты. Для этого научитесь делить свои ежедневные задачи на четыре категории: важные и срочные; важные и несрочные; неважные и срочные; неважные и несрочные. Начинать рабочий день, разумеется, нужно с выполнения задач важных и срочных. К ним, к примеру, могут относиться встречи с клиентами, составление отчета, подготовка к конференции и т. п. в зависимости от специфики деятельности. Даже если вы не сможете выполнить весь свой план на день, осознание того, что важнейшее сделано, придаст вам ощущение успеха.
С делами несрочными и неважными тоже все просто - их можно пока отложить на потом: как показывает практика, многие отложенные вопросы решаются сами собой, за счет функционирования системы. А вот между решением дел важных, но не срочных и срочных, но не важных нередко возникает дисбаланс. Большинство из нас привыкли ориентироваться на срочность, больше внимания уделять «горящим» вопросам. Из-за этого инвестиционные задачи все время переносятся - часто до того момента, пока не перерастут в раздел важных и срочных, и вот тогда мы хватаемся за их выполнение, но уже в авральном режиме. Поэтому лучше все-таки оба этих вида дел (неважные и срочные; важные и несрочные) по возможности чередовать.
3. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать схожие по характеру задачи. Например, в первой половине дня вы работаете с клиентами, после обеда - с документами и, наконец, вечером беретесь за блок «рутинных» дел, не требующих сверхконцентрации: телефонные обзвоны, ответы на письма респондентов и т. д. Ведь всякое переключение внимания с одной категории дел на другую требует затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения».
4. Ориентируйтесь на достижение собственных целей. Постановка жизненных целей - целая наука, об этом написаны тома. Но даже если вы еще не успели расписать предстоящую жизнь на этапы и задачи, то наверняка знаете, чего хотите от данной компании в ближайшие несколько лет. Так вот, выполняя те или иные дела (особенно затратные), задавайте себе вопрос: «Насколько это приближает меня к цели?» или «А зачем вообще это делать?». Такие самокритичные вопросы помогают выяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».
Кстати, очень часто продвижение к цели сдерживается и нашим неумением говорить «нет». Речь идет в первую очередь о следующей ситуации: у начальства и ряда коллег может выработаться привычка обращаться к вам с просьбой выполнить те или иные дела, потому что вы никогда не отказываете. Конечно, считаться с интересами других людей очень важно. И все же нужно решить, каковы ваши приоритеты, и иметь мужество, чтобы учтиво и не оправдываясь сказать «нет» всему остальному. Сделать это можно, если внутри вас пламенеет большое «да». «Да» собственным интересам!
5. Устанавливайте регламент. Вместо того чтобы говорить себе (или своим подчиненным): «Надо закончить отчет как можно быстрее» или «Переговоры не должны затягиваться надолго» - более четко формулируйте задачи: «Отчет следует сдать в пятницу» или «Встреча должна длиться не более часа».
6. Максимально переключайтесь во время отдыха. Слишком долгое удержание внимания на одном деле утомляет, в результате КПД падает. Поэтому через каждый час устраивайте 5-7-минутную запланированную (!) передышку. Но учтите, отдыхать - это не значит «ползать» в Сети по нерабочим сайтам. Чтобы восстановить силы и энергию, необходимо максимально переключиться: выйти в коридор, на балкон, выполнить несколько простых упражнений, попить чайку-кофейку (но не за рабочим столом). В общем, как говорил Владимир Маяковский: «Товарищ, запомни правило простое: работаешь - сидя, отдыхай - стоя!»
7. Не распыляйтесь по мелочам. Начальник спешит поделиться свежими идеями, коллега просит совета, друг звонит поинтересоваться планами на вечер... Если сложить вместе все эти минуты и прибавить к ним внутренние отвлекающие моменты - посмотреть в Интернете новости, проверить почту, разложить пасьянс, - то окажется, что вместе они отнимают если не половину, то как минимум четверть рабочего времени. Попробуйте такую простую вещь, как хронометраж. Возьмите лист бумаги и каждые полчаса записывайте, чем занимались с точностью до пяти минут. В конце дня подсчитайте, сколько времени у вас уходит на продуктивную работу, а сколько разошлось по мелочам. Управлять собой на основе цифр и фактов всегда легче, поэтому не поленитесь вести дневник времени хотя бы несколько дней. Возможно, отследив, сколько часов или минут у вас улетает впустую, вы тут же начнете вести борьбу с пожирателями времени. Как? Смотрите правило № 8.
8. Минимизируйте переключения во время работы. Как правило, почетное первое место в списке поглотителей времени занимают уведомления о получении электронных писем и сигнал ICQ. При том, что важных сообщений из всего объема - не более 10%! Чтобы то и дело не отвлекаться, отключите напоминание и проверяйте почту 2-3 раза в день, скажем утром, в обед и перед уходом.
Для борьбы с визитами коллег в стиле «есть минутка?» воспользуйтесь методом «красного флажка». Объясните сотрудникам, что, когда на вашем столе стоит красный флажок (открытка, рамочка), вас беспокоить нельзя. Это правило-игра отлично срабатывает, никого при этом не обижая. Если же вас останавливают поговорить, не принимайте предложения сесть: беседа точно затянется. Или носите с собой папку с документами - это будет сигналом того, что вы спешите по делу.
9. Крупные и затратные дела выполняйте порциями. Приступить к написанию диссертации, прочитать тяжело написанную профессиональную литературу, то есть заставить себя заниматься делами, результат которых отсрочен во времени, бывает довольно сложно. Подобные задачи называются «слонами» - они объемны, и их невозможно «съесть» в один присест. Что делать? «Разрезать слона на бифштексы», то есть разделить на порции и включать в план дня по одной. Например, если «слон» - тяжелая профессиональная литература, то «бифштекс» - прочитать всего две страницы в день. При таком подходе вы довольно скоро обнаружите, что ваш «слон» успешно «съедается» и от него остается все меньше и меньше. Если же речь идет о написании диссертации, дипломной работы или просто статьи, можно попробовать применить метод «швейцарского сыра»: выполняйте проект не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест «кусочки» попроще и поприятнее. То есть начинайте писать с того места, который лучше всего сформировался в голове. Достижение промежуточных результатов будет мотивировать выполнение оставшихся задач, и постепенно вы «сгрызете» весь кусок до конца.
10. Принимайте решения и выполняйте их. Принятие решения не должно превращаться в затяжной процесс. Необходимо сформулировать все возможные варианты, расписать их плюсы и минусы и выбрать наиболее приемлемый из имеющихся. Возможно, он и не самый хороший, но это лучше, чем бесконечно метаться в поисках идеала. В общем: если делать - то делать!
Безусловно, методики тайм-менеджмента работают и помогают человеку успевать больше. Однако основной секрет эффективного использования времени вовсе не в ведении хронометража, планировании и прочих хитрых «штучках», а во внутренней мотивации, в заинтересованности работой. Если ее нет, то никакой тайм-менеджмент не поможет.
